Kamis, 20 Juni 2019

Pengawasan Dan Pengendalian Proyek

Dalam pelaksanaan suatu proyek, suatu ketika sanggup menyimpang dari rencana, maka pengawasan dan pengendalian proyek sangat diharapkan semoga kejadian-kejadian yang menghambat tercapainya tujuan proyek sanggup segera diselesaikan dengan baik.


Pengawasan (supervising) ialah suatu proses pengevaluasian atau perbaikan terhadap pelaksanaan kegiatan dengan anutan pada standar dan peraturan yang berlaku dengan bertujuan semoga hasil dari kegiatan tersebut sesuai dengan perencanaan proyek.


Pengendalian (controlling) ialah perjuangan yang sistematis untuk memilih standart yang sesuai dengan target perencanaan, merancang system informasi, membandingkan pelaksanaan dengan standart, menganalisis kemungkinan adanya penyimpangan antara pelaksanaan dan standart, kemungkinan mengambil tindakan perbaikan yang diharapkan semoga sumber daya digunakan secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai sasaran.


Bertitik tolak pada definisi-definisi diatas, maka proses pengawasan dan pengendalian proyek sanggup diuraikan menjadi langkah-langkah sebagai berikut:


1.   Menentukan sasaran.


2.   Menentukan standart dan criteria sebagai contoh dalam rangka mencapai sasaran.


3.   Merancang atau menyusun system informasi, pemantauan, dan laporan hasil pelaksanaan pekerjaan.


4.   Mengumpulkan data info hasil implementasi (pelaksanaan dari apa yang telah direncanakan).


5.   Pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan perencanaan.


6.   Mengkaji dan menganalisa hasil pekerjaan dengan standart, criteria, dan target yang telah ditentukan.


Setelah  mengetahui prosesnya, langkah berikutnya ialah mengidentifikasi unsur-unsur pengawasan dan pengendalian yang juga merupakan target proyek yaitu:


1.   Pengawasan dan pengendalian biaya proyek (cost control).


2.   Pengawasan dan pengendalian mutu proyek (quality control).


3.   Pengawasan dan pengendalian waktu proyek (time control).


 suatu ketika sanggup menyimpang dari planning pengawasan dan pengendalian proyek


Pengawasan dan Pengendalian Biaya Proyek (Cost Control)


Pada suatu proyek, manajer proyek perlu memperhatikan perihal anggaran yang telah ditetapkan dalam perencanaan proyek, manajer tidak sanggup menafsirkan bahwa sebesar anggaran itulah tamat biaya proyek. Anggaran ialah suatu asumsi yang disusun berdasarkan informasi yang tersedia pada ketika pembuatan anggaran. Ada beberapa asumsi yang digunakan untuk merumuskan ketidakpastian yang dihadapi proyek sehingga menjadi bab dari anggaran proyek. Oleh alasannya ialah itu, planning proyek yang dibentuk sebelum dimulai dan dituangkan dalam Petunjuk Operasional (PO) haruslah memuuat sifat:


1.      Rencana proyek yang mengalami perubahan selama proyek itu berjalan.


2.      Rencana proyek sanggup menjadi landasan bersama semua pihak dalam komunikasi mengenai proyek selama masa kerja proyek.


Dengan dimilikinya sifat-sifat ini dalam planning proyek, semua pihak akan sanggup mengetahui bahwa anggaran proyek sanggup meningkat lebih besar selama proyek berjalan dan sanggup pula realisasi biaya proyek lebih kecil dari pada anggarannya sehabis proyek selesai asalkan proyek tersebut sanggup berjalan secara efektif dan efisien.


Penyimpangan realisasi biaya proyek dari anggarannya terutama terjadi lantaran ketidakpastian, sehingga sanggup menambah beban atau sanggup sama sekali tidak menjadikan beban proyek menyerupai yang diperkirakan sebelumnya. Sehubungan dengan itu, aktivitas menghemat biaya proyek wajib menjadi bab dari disiplin administrasi proyek. Manajer proyek wajib mempertimbangkan alternatif kerja untuk sanggup menekan biaya proyek sebagai kesatuan. Karenanya pengawasan dan pengendalian biaya proyek setidak-tidaknya perlu meliputi pengawasan dan pengendalian:


1.   Jadwal pembiayaan (cash flow)


2.   Besarnya keseluruhan biiaya proyek.


Manajer proyek perlu mengawasi dan mengendalikan para pegawainya yang bertanggung jawab menjadikan pengeluaran-pengeluaran. Pengawasan dan pengendalian bukan hanya melalui mekanisme dan metode serta kebijaksanaan, namun perlu diperhatikan pula bagaimana jalannya koordinasi untuk memecahkan hambatan-hambatan dan perbedaan pendapat diantara mereka dan perbedaan pendapat dalam unit kerjanya sendiri, kecepatan mereka mengambil keputusan terhadap persoalan yang dibawahnya, bagaimana mereka memberi petunjuk kepada bawahan dalam memecahkan masalah, apakah mereka menyarankan cara kerja yang lebih baik, dan apakah mereka berusaha membuat iklim atau lingkungan pengawasan dan pengendalian  menghargai pelaksanaan kiprah yang baik dan memperlihatkan kritik terhadap pelaksanaan kiprah yang tidak memuaskan.


Dalam proyek ini pengendalian biaya dilakukan dengan menyelidiki apakah biaya yang sudah dikeluarkan sesuai dengan kemajuan atau progress prestasi yang telah dicapai. Hal ini sanggup diketahui dengan melihat kurva S, kurva S secara grafis menyajikan beberapa ukuran kemajuan komulatif pada suatu sumbu tegak, terhadap waktu pada sumbu mendatar. Kurva S ini digambarkan pada suatu diagram yang memperlihatkan aktivitas pelaksanaan pekerjaan. Diagram ini disebut kafe chart. Jumlah biaya yang dikeluarkan sanggup diukur berdasarkan kemajuan yang dicapai.


Bar chart ialah diagram batang yang menggambarkan aneka macam pekerjaan yang sanggup diselesaikan dalam satu-satuan waktu tertentu. Dalam suatu proyek, kafe chart diuraikan menjadi beberapa macam pekerjaan kemudian diperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk menuntaskan masing-masing pekerjaan tersebut. Lamanya waktu ini diperkirakan data-data yang digunakan serta pengalaman kerja sebelumnya dan dibentuk secara parallel tanpa mengabaikan cash flow dari biaya. Bar chart dilengkapi dengan kurva S untuk membandingkan antara lamanya suatu pekerjaan dengan bobot.


Karena satuan waktu yang digunakan ialah mingguan, maka elevasi terhadap biaya yang telah dikeluarkan dilakukan mingguan pula. Besarnya biaya yang telah dikeluarkan ini dibandingkan dengan planning anggaran biaya dan dicari prosentasenya. Dengan mengetahui nilai prosentase dan posisi waktu ketika ini sanggup digambarkan kurva S actual ke kafe chart yang memuat kurva S rencana.


Dengan membandingkan kurva S actual dengan kurva S planning sanggup diketahui apakah pembiayaan proyek berjalan sesuai dengan planning atau tidak.


Dari perbandingan kurva S actual dan kurva S planning akan diperoleh kemungkinan:



  • Kurva S actual berada dibawah kurva S rencana, ini berarti pelaksanaan pekerjaan mengalami keterlambatan.

  • Kurva S actual berhimpit dengan kurva S rencana, ini berarti pelaksanaan pekerjaan sempurna sesuai dengan pekerjaan.

  • Kurva S actual berada diatas kurva S rencana, ini berarti pelaksanaan pekerjaan lebih cepat dari rencana.


“bersambung ke artikel pengawasan dan pengendalian proyek selanjutnya”



Sumber www.ilmusipil.com


EmoticonEmoticon